Axe 02 · Ingénierie logicielle
Dématérialisation des procédures
Du formulaire papier à la plateforme numérique : circuits de validation, signature électronique, suivi en temps réel.
Le défi
Des dossiers papier qui circulent de bureau en bureau, des pièces égarées, des délais impossibles à suivre : personne ne sait où en est la demande.
Nous transformons une procédure papier en un circuit numérique complet : dépôt en ligne, pièces justificatives, circuits de validation, signature électronique et suivi en temps réel. NEXTBIT commence par analyser la procédure telle qu'elle se pratique réellement, supprime les étapes inutiles, puis construit la plateforme et la teste sur un périmètre pilote. Les données personnelles sont traitées dans le respect de la loi 18-07. Vous recevez une plateforme en production, son code source, sa documentation et des indicateurs pour mesurer les délais de traitement.
Ce que nous faisons
- Analyse de la procédure existante : acteurs, pièces demandées, étapes et délais
- Formulaires en ligne avec contrôle des données saisies et des pièces justificatives
- Circuits de validation configurables, délégations et relances automatiques
- Signature électronique, horodatage et archivage des dossiers traités
- Tableaux de bord de suivi et notifications à chaque étape du dossier
Notre démarche
- 01
Diagnostic
Observation de la procédure réelle, des formulaires, des acteurs et des points de blocage.
- 02
Conception
Procédure cible simplifiée, circuits de validation, règles de gestion et indicateurs à suivre.
- 03
Pilote
Ouverture sur un périmètre limité, avec de vrais dossiers, et ajustements avant généralisation.
- 04
Généralisation et transfert
Extension à tous les usagers, formation des agents, documentation et support après livraison.
Ce que vous y gagnez
- Chaque dossier est suivi, étape par étape
- Moins de déplacements pour les usagers, moins de ressaisies
- Un historique complet des décisions et des signatures
- Des délais de traitement mesurés et visibles
Questions fréquentes
Faut-il dématérialiser toute la procédure d'un coup ?
Non. Nous commençons par un pilote sur un périmètre limité, avec de vrais dossiers. Les circuits papier et numérique peuvent coexister pendant la transition, puis la plateforme est étendue une fois les critères de succès atteints, sans interruption non planifiée du service.
Comment les données personnelles des usagers sont-elles protégées ?
La protection est prévue dès la conception : chiffrement des échanges, contrôle des accès par rôle, journalisation des consultations et hébergement sur l'infrastructure de votre choix. Le traitement des données personnelles respecte la loi 18-07, et les règles de conservation sont définies avec vous.
La plateforme peut-elle échanger avec nos autres systèmes ?
Oui. Nous relions la plateforme à vos applications existantes par des API documentées : gestion, archivage, messagerie ou SMS. Les échanges sont tracés, ce qui permet de savoir quelle donnée a été transmise, à quel moment et à quel système.
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Une procédure entièrement numérique et mesurable.